個人情報の範囲
KSCCの名簿作成、事業活動およびウェブサイトの運営の過程で取得する、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、所属・勤務先、生年月日、顔写真、会員登録情報、お問い合わせ内容および添付ファイル等、個人を識別できる情報を対象とします。他の情報と容易に照合することにより個人を識別できる情報も含みます。
個人情報の利用目的
- 会員登録、会員情報の管理、本人確認、ログイン認証および会員ページの提供・運営
- 総会、研究会等の申込みの受付、参加者管理および事務連絡
- 研究会事業における名簿の作成・配布、事業案内・ダイレクトメールの作成・送付
- プロトコール・CRFの送付、調査研究活動に伴うアンケートの送付・回収
- お問い合わせ、ご相談および各種請求への対応ならびに対応記録の管理
- 本人の同意に基づく理事の氏名・所属・顔写真のウェブサイト掲載
- ウェブサイトの保守、不正利用の防止、障害対応および上記業務に付随する連絡・事務処理
利用目的を変更する場合は、変更前の目的と合理的な関連性を有する範囲で行い、変更した目的を通知または公表します。その範囲を超えて利用する場合は、法令により認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。
個人情報の取得方法
会員登録、プロトコール請求、総会等の申込み、お問い合わせ等に際し、書面、電子媒体、ウェブフォーム、メール等を通じて、適正な方法で取得します。
ウェブサイトとメールでの取扱い
本ウェブサイトの会員情報、お問い合わせ情報および添付ファイル等は、ウェブサイト運営基盤であるKurocoに保存します。利用する環境は東京リージョンであり、バックアップは大阪リージョンに保存します。
お問い合わせの内容は、添付ファイルを含め、対応のためKSCCのお問い合わせメール宛てに転送します。このため、フォームに入力・添付された情報は、Kurocoのほか、メールの送信・受信に用いるシステムおよび対応担当者が利用する環境でも取り扱われます。
メール送信には、米国のTwilioが提供するSendGridを利用します。メールの宛先情報、配信履歴等は、同サービスで米国において処理・保存されます。Twilioの公表する説明では、宛先情報など、同社がこの保存期間の対象としている個人データは、最大37日保存されるとされています。この説明は、Kurocoに保存した情報、KSCCの受信メール、添付ファイル、バックアップ等の保存期間を示すものではありません。
委託先の管理と監督
利用目的の達成に必要な範囲で、ウェブサイトの運営、メール配信等の個人情報の取扱いを外部事業者に委託することがあります。委託先の選定に当たっては取扱体制を確認し、契約等により秘密保持、安全管理、再委託および削除等の条件を定め、必要かつ適切な監督を行います。
第三者への提供と外国での取扱い
法令により認められる場合を除き、本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供しません。利用目的の達成に必要な範囲での取扱いの委託についても、法令に従って取り扱います。
外国にある事業者への個人データの提供については、委託の場合を含め、適用される法令上の要件を確認します。本人の同意に基づく場合は、提供先の国・地域、その個人情報保護制度および提供先の保護措置等について必要な情報を提供し、同意を取得します。法令に定める基準に適合する体制等を根拠とする場合は、相当措置の継続的な実施を確保するための確認等を行い、本人の求めに応じて必要な情報を提供します。
理事情報の掲載
ウェブサイトに掲載する理事の氏名、所属および顔写真については、掲載に関する本人の同意を取得済みです。掲載内容・範囲は同意の範囲内とし、情報の変更や掲載に関する相談は、お問い合わせ窓口で受け付けます。
安全管理措置
個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、取扱責任者と担当者の範囲を明確にし、アクセス権限の管理、認証情報の管理、通信の保護、機器・媒体の管理、担当者への周知・教育および委託先の監督等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。外国で個人情報を取り扱う場合は、その国の制度等の外的環境を把握したうえで必要な措置を講じます。
保有期間と削除
個人情報は、利用目的の達成に必要な期間、または法令上保存が必要な期間に限って保有します。会員情報、お問い合わせの対応記録、添付ファイル、メール、操作・配信記録等について、それぞれの利用目的と保存義務に応じて管理し、利用する必要がなくなった情報は、法令に従い遅滞なく削除または個人を識別できない形に処理するよう努めます。
退会または削除の申出があった場合も、法令上の保存義務や未完了の対応等により保有が必要な情報は、その必要な範囲と期間に限って保有します。委託先およびバックアップ内の情報についても、保存・削除の条件を確認して適切に管理します。
開示等の請求
本人または適法な代理人から、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示等の請求を受けた場合は、本人確認等を行ったうえで、法令に従い対応します。請求方法、本人確認に必要な書類、代理人による手続および費用の有無等は、以下の窓口でご案内します。
開示は、本人が指定する電磁的記録の提供その他の法令に定める方法により行います。請求に応じられない場合、または希望する方法での開示が困難な場合は、その理由を説明します。
漏えい等への対応
漏えい、滅失、毀損等が発生し、またはそのおそれが判明した場合は、速やかに事実関係を調査し、被害拡大の防止、原因の究明および再発防止に取り組みます。法令上の報告・通知の対象となる場合は、個人情報保護委員会等への報告および本人への通知を行い、必要に応じて公表等を行います。
方針の見直し
本方針および関連する規程・運用を継続的に見直し、改善に努めます。変更した方針はウェブサイト等で公表します。
お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情・相談および開示等の請求は、以下の窓口までご連絡ください。
一般社団法人九州消化器癌化学療法研究会